自動化不只是省時而已，還能創造流程優化以及管理價值！
自動化這個議題，早已不是新鮮事，而且也講了好多好多年。
然而，自動化的概念，以及目標都很簡單，就是把重複的東西交給機器做，人就能把省下的時間，用來產出更有價值的事情，像是RPA機器人，Zapier、IFTTT、Make，這些都是製作自動化相當方便的工具。
我也會在我的工作中持續推動自動化，畢竟有很多的作業就是重複、重複、再重複，這些重複的工作做起來難道不煩嗎？所以當有人來問我有什麼流程可以優先讓他自動化，我都會說：「做起來最煩最浪費時間的那個就是了（笑）」!
Power Automate：微軟生態系的自動化利器
前面說到自動化的工具，但我最推的還是微軟的 PowerAutomate，這應該也是大多數公司有採購的產品，應該很少公司不會用到Word，Excel，Outlook吧，且微軟也是比較可能通過公司內部資安控管的平台，因為他們還有DLP的功能，另一個企業平台就是GCP了，只是我對Google相較沒那麼熟悉。
但我覺得微軟 M365 最好的優勢就是自家的產品都能透過 PowerAutomate 串起來，能在一套產品中集中管理，微軟的產品還能夠無縫串起，讓體驗更加完整。
比方說如果我們要通知員工，就用 Outlook、Teams，要填寫資料，可以用Forms，或者是調試型卡片推播到Teams上，讓User填寫，這些功能微軟都具備。
超越省時：自動化的管理價值與流程優化
但認真說，我認為自動化真正的價值並非僅於「節省時間」。雖然省時是自動化的初期效益，不過實施一陣子後，這個省時的議題，就會隨時間消逝。比方說YOY的節省比較，第二年，第三年，就很難再擠出更多時間。真正重要的是自動化所帶來的管理價值。例如，透過微軟的 SharePoint 平台，我們可以將所有自動化流程的執行結果集中存檔，形成一個數據中心。當資料集中化後，就會產生管理價值，不管是查詢資料、分析資料都能一下就取得資料來源！甚至可以做成自助化的服務，利用SharePoint的清單篩選，讓使用者只能讀取、瀏覽能夠查看的資料，甚至可以用PowerAPP製作更進一步的應用程式。
將 PowerAutomate + SharePoint + AI 這三大工具組合在一起搭配服用，幾乎可以做出業務需要的系統平台，AI在這裡扮演的角色，就像是顧問，他能準確的告訴我應該怎麼做。以我和招募團隊合力打造出的招募平台就是用PowerAutomate + SharePoint 來打造，我們做到除了面試真的無法自動化外，其餘流程都能由系統輔助自動工作，比方說：
- 從取得履歷開始，透過表單傳輸讓 SharePoint 存檔成人才庫，省去人工建檔存檔的時間。
- 接著觸發自動化流程開始工作，如自動發面試通知信。
- 面試時間結束後，透過Teams主動推播面試官要填寫面談記錄表。
- 根據面談記錄表的錄取與否判斷，觸發接下來的錄用核薪作業，或者不錄取自動發出感謝函。
- 自動通知單位有新人要報到，也會通知服務組要準備報到資料、通知管理人員要開通識別證卡片。
- 等到直到人員報到後發一封歡迎信，滿月發關懷信。
環境也是重要因素
上述這套招募平台不需要再額外花公司一毛錢，還能夠替整個招募團隊省下上千個小時。然而，要產出這樣的成果，不會只有我的功勞，如果沒有招募團隊清楚的解構流程，那我在設計平台時也會一頭霧水，所以「流程梳理」相當重要！
另外，資源、環境、主管，這些都會是能不能成功落地的主因。
公司是否有這樣的資源？如果公司完全沒有購買任何自動化工具，就不可能做出自動化流程。或者，公司的管理準則，是否支持自動化、數位化的方式呢？還有，主管是否支持數位化？我還是有聽說一些公司仍習慣使用紙本作業…
所以，自動化不是只有省下時間而已，在做自動化流程時可以一併將優化流程、落實管理這些層面給考量進來，這樣就能發揮自動化的最大價值。
